Dotacje unijne już od wielu lat są świetnym rozwiązaniem dla firm, którym zależy na rozwoju. Dzielą się one na wiele kategorii dotacyjnych, dzięki czemu każda firma może znaleźć coś dla siebie, aczkolwiek wielu pracodawców nurtuje zawsze kwestia rozliczania tych dotacji. Dlatego też w poniższym wpisie porównujemy dwie najczęstsze formy rozliczeń, jakimi są zaliczka i refundacja. Zobaczmy, czym się różnią i którą z opcji wybrać.
Zaliczka a refundacja
Na samym początku przyjrzyjmy się, czym są obie te formy rozliczenia, by poznać ich najważniejsze różnice:
- Zaliczka – to forma dofinansowania otrzymywana przed poniesieniem wydatków na dany projekt. Może ona stanowić całość lub część dofinansowania przyznanego w ramach danego konkursu unijnego. Beneficjent, chcąc uzyskać zaliczkę wypełnia wniosek o przekazanie środków w formie zaliczki i tam wskazuje terminy płatności. Przez cały czas prowadzenia dofinansowywanych działań musi on spisywać poniesione wydatki, by kwota zaliczki pokrywała się z końcowymi finansami projektu.
- Refundacja – to z kolei forma końcowa opłacania działań. Dofinansowanie tego typu polega na zwrocie środków, które zostały wydane w ramach projektu zgłoszonego do konkursu unijnego. Podobnie jak przy zaliczce refundacja może stanowić część lub całość dofinansowania, ale decyzja o tym następuje dopiero po poniesieniu wydatków kwalifikujących się do wsparcia. Beneficjent składa tym razem wniosek o refundację, ale podobnie jak przy zaliczce określane są tam wszystkie terminy wypłaty refundowanych środków.
Jak widać te dwie formy dofinansowania to zupełnie różne modele wypłaty środków, dlatego tym ciężej podjąć decyzję, który z nich będzie bardziej opłacalny dla danego przedsiębiorstwa.
Jaką formę rozliczenia wybrać?
Na to pytanie nie ma niestety jednoznacznej odpowiedzi, ponieważ wybór zależy od specyfiki przedsiębiorstwa. Dużo częściej wybierana jest refundacja, ale to przez wzgląd na to, że o dofinansowanie częściej ubiegają się długo działające firmy, które wcześniej mają środki na pokrycie danego projektu, ale chcą korzystać z unijnej pomocy.
Nowe firmy nie mają zazwyczaj takiego zaplecza finansowego, a również chcą się rozwijać, dlatego w tym wypadku dużo lepsza będzie zaliczka lub ewentualnie wzięcie kredytu, który później można zwrócić z refundowanych środków. Drugie rozwiązanie jest jednak bardziej ryzykowne, gdyż otrzymanie dofinansowania nigdy nie jest pewne, a nie warto ryzykować start-upem firmy na kredycie.
Kiedy należy dokonać wyboru?
Całą kwestię dofinansowania i jego rozliczenia należy porządnie przemyśleć, ponieważ decyzję o tym, które rozliczenie wybrać podejmuje się na samym początku, czyli na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie. Wówczas we fragmencie umowy „harmonogram płatności” zaznacza się wybraną opcję, która będzie realizowana, gdy wniosek o dofinansowanie zostanie przyjęty. Opcja zmiany jest możliwa, ale wiąże się z dużą papierologią lub w najgorszym wypadku z odmową unijnego wsparcia finansowego.
Jak rozlicza się zaliczkę i refundację?
Mimo różnic w tych formach rozliczenia, sama kwestia wypłaty lub zwrotu środków odbywa się podobnie.
Zaliczkę szacuje się i dostaje na początku projektu, aczkolwiek cały proces rozliczenia, zbiór wydatków i kosztów, które były większe niż na początku zakładano, rozlicza się na końcu, z możliwością refundacji tego, co przekroczyło budżet.
Refundację rozlicza się podobnie, z wyjątkiem otrzymania pieniędzy na początku. Pod koniec projektu zbiera się wszystkie faktury i potwierdzenia płatności, które następnie są sumowane i zwracane beneficjentowi. Z tą jednak różnicą, że w niektórych wypadkach kwotę refundacji również trzeba oszacować na początku i najlepiej, by końcowa kwota zgadzała się z tą początkową, wówczas jest największa szansa na refundowanie wszystkich opłat.
Która opcja jest korzystniejsza?
Na sam koniec zastanówmy się tak ogólnie, która forma rozliczenia najbardziej się opłaca. Jak twierdzą specjaliści od dotacji unijnych dla firm z Wrocławia, lepszą formą jest refundacja, ponieważ w umowach i wnioskach refundacyjnych ryzyko utraty dofinansowania lub zwrotu tylko części kosztów jest znacznie mniejsze. Wiadomo, że zaliczka jest lepszą formą dla młodych firm, aczkolwiek z odpowiednim podejściem i pomocą specjalistów można skorzystać z opcji refundacji przy proponowanych przez nich działaniach i bez ryzyka niepowodzenia.
